De afdelingen financiën en control zijn als informatie- en controledeskundige dé partij om de organisatie in deze uitdagingen bij te staan: enerzijds om problemen te voorkomen, anderzijds om te helpen het maatschappelijk rendement te vergroten. Dit vraagt echter wel om een transformatie van de afdeling financiën en control in de huidige rol van boekhouder naar een rol als business partner. Vanuit onze expertise zien wij vijf trends waar u direct mee aan de slag kan.
1. Breng data kwaliteit op orde
Bij traditioneel ingerichte woningcorporaties zien we vaak niet-geïntegreerde systemen; verschillende softwareprogramma’s waarbij medewerkers data handmatig van het ene naar het andere systeem moeten overzetten. Met name bij vastgoeddata speelt dit, waarbij bijvoorbeeld het aantal m2, de bestemming van het object of het type woning niet in alle systemen gelijk is.
Modern ingerichte woningcorporaties leggen data vast in met name ERP-systemen, bij voorkeur geautomatiseerd. Daarbij bevindt de data zich gestructureerd en gecentraliseerd in één database, waarbij de kwaliteit op basis van eigen kwaliteitsregels gecontroleerd wordt. Medewerkers hoeven hierdoor minder vaak dezelfde data in te voeren en kunnen zich beroepen op één bron.
2. Standaard werkzaamheden robotiseren
Met behulp van Robotic Process Automation (RPA) is het mogelijk processen snel en goedkoop te automatiseren. Het gaat hier om processen waarbij medewerkers nog veel repetitieve handelingen in onder andere het primaire systeem handmatige uitvoeren. Voorbeelden hiervan zijn het verwerken van huurmutaties, de inkomenstoets bij het toewijzen van woningen en het verwerken van reparatieverzoeken. Enkele voordelen van RPA zijn:
- De robot is 24/7 actief;
- 30-60% kostenbesparing per proces;
- Daling van de doorlooptijd tot 80%;
- Hogere kwaliteit door standaardisering;
- Minder ‘vervelend’ werk voor werknemers.
3. Automatiseer controle werkzaamheden
Controle is belangrijk voor het borgen van de kwaliteit van de processen, maar is ook tijdrovend. Het gebruik van ‘slimme’ GRC-pakketten kan hier aan bijdragen. Dergelijke pakketten bieden de mogelijkheid om verschillende processen te controleren, indien ze gekoppeld zijn aan de primaire systemen. Met één druk op de knop is het bijvoorbeeld mogelijk over de populatie van een periode vast te stellen dat de inkomenstoets conform Woningwet is uitgevoerd of aanbestedingen conform het aanbestedingsbeleid zijn uitgevoerd. Dit doet het systeem op basis van vooraf ingestelde parameters conform het eigen beleid. Via continue controle en monitoring dashboards kunnen problemen real time – of via bekende causale verbanden zelfs voorspellend – worden gesignaleerd.
4. Gebruik data om vooruit te kijken
Doordat er veel meer data intern vastgelegd worden, kan data-analyse helpen om toekomstige ontwikkelingen te voorspellen. Via openbare databases is het mogelijk nog een stap verder te gaan door ook externe data op te nemen die informatie meer voorspellend maken.
Met behulp van bijvoorbeeld BI software kan een grote hoeveelheid aan data samengebracht worden en aantrekkelijk visueel gepresenteerd worden in interactieve dashboards. Deze kunnen gebruikt worden om scenario’s van vastgoedbeslissingen door te rekenen en het effect op de financiële ratio’s inzichtelijk te maken. Bij optimale inrichting kunt u tijdens vergaderingen de scenario’s aanpassen en direct het effect zien.
5. Ontwikkel Business Partner competenties
Door aan de slag te gaan met bovenstaande trends gaat de kwaliteit van de managementinformatie omhoog en hebben de medewerkers meer tijd en energie om de informatie te interpreteren en te verrijken. Door op een juiste manier gebruik te maken van de beschikbare tooling en data kunnen strategische beslissingen geobjectiveerd worden. Zo kan de directeur-bestuurder besluiten nemen op basis van ratio in plaats van onderbuikgevoelens. Dit vergt wel dat de afdeling financiën & control zorgt dat haar business partner competenties ontwikkeld worden. De business partner-rol goed vervullen vergt ten opzichte van de traditionele boekhouder-rol nogal wat: een meer extraverte en proactieve houding richting de business, een sterke verbetermentaliteit, meer kennis van de business en primaire processen en soft skills om de organisatie te kunnen overtuigen en ‘mee te nemen’. Dit is een niet te onderschatten verandertraject dat de nodige tijd zal duren, maar ook hier kunt u morgen in ieder geval mee beginnen.
Meer informatie
Meer weten over de toekomstbestendigheid van de afdeling financiën en control van uw woningcorporatie? Neem contact op Marco Schilder (CFO Services) of Bas de Bruijn (Adviseur branchegroep Woningcorporaties van BDO).
