AVG bij documentmanagement en applicaties

Gepubliceerd op: 23 Maart 2018

Wij hebben bij Company Tesuji jarenlange ervaring met het beschikbaar maken van informatie en digitale documenten. Wij houden uw documenten, archief en documentmanagement bij de tijd.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wordt in mei van kracht. Daarom richt u de organisatie in op privacy, past systemen aan en leidt uw medewerkers op. Dat zijn opgaven die u ook zelf kan oplossen. Daarnaast zorg uw systeemleverancier voor de systemen en de directie voor organisatorische veranderingen. Voor uw documenten zorgen wij. Wij helpen daar al sinds 2016 verschillende organisaties mee, zo ook verscheidende woningcorporaties.

Wij kunnen u bij de implementatie van de AVG helpen omdat wij sinds onze oprichting altijd op het snijvlak van informatie, systemen en medewerkers werken. Wij zetten de medewerker centraal en organiseren de systemen en informatie en digitale documenten daaromheen.

Implementatie van de AVG betekent een andere kijk op uw organisatie. Bij elke verandering kijkt u naar de privacyaspecten van de veranderingen. U weet wie uw klanten zijn, wat u waarom vastlegt, welke verwerkingen plaatsvinden op welke gegevens en legt deze vast. Een van de veranderingen is het maken van een privacy impact analyse (PIA).

“Ha lekker, een PIA maken”. Lekker? Ik meen het. Mijn collega’s, kijken mij altijd vreemd aan als ik dat zeg. Ik worstel mij met plezier door de ruim vijftig pagina’s heen om te kijken in welke mate de privacy van burgers in het geding komt. Een PIA maken is serieus werk en dat geldt ook voor de rest van de implementatie van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

In het verleden heeft u documenten en dossiers gescand. Wellicht als een groot dossier (pdf). Dan zitten er vast documenten tussen, die tegenwoordig niet toegestaan zijn. Dat betekent dat uw dossiers en documenten niet AVG-proof zijn. Geen probleem, wij kunnen u daarbij bij helpen!

Wij kunnen u ook helpen met het achteraf in orde maken van uw documenten. Dat vergt een planmatige aanpak, zorgvuldige analyse en eveneens serieus werk. Sinds tien jaar maken wij grote archieven digitaal beschikbaar. Sinds drie jaar maken we digitale bestanden AVG-proof. Wat er niet in hoort halen wij er voor u uit. Dat kunnen we handmatig doen, maar wij geven de voorkeur om dat digitaal te doen Bij in het verleden goed gescande documenten gaat dat ongeveer zo snel als knipperen met je ogen. Handmatig is foutgevoelig en ongeveer 100 keer langzamer en dat maakt uit bij duizend, honderdduizend of een miljoen dossiers. Bij minder goed gescande documenten is het verschil minder aanzienlijk en desondanks groot.

Wij passen naadloos binnen een programma dat tot doel heeft uw organisatie voor te bereiden op de komst van de AVG. Wij zijn gewend om binnen programma’s te werken, snappen de raakvlakken en houden het overzicht. Wij zorgen voor resultaat!

Voor vragen of een kennismakingsgesprek neemt u contact op met
Michiel Franzen via 0653818160 of mail u met info@companytesuji.com.

› Terug naar vorige pagina