Nieuwe XML-koppeling vergroot postmogelijkheden bij Woonzorg

Gepubliceerd op: 26 Mei 2015

Met als doelgroep senioren én mensen met een beperking, heeft de landelijke woningcorporatie Woonzorg Nederland (WZN) een unieke propositie. Om haar publiek op maat te kunnen bereiken, stapte de corporatie over naar Key2Brief van Centric. Sander Dorgelo is als teamleider documentatie- en informatievoorziening bij WZN verantwoordelijk voor het beheer van de koppeling: "Het nieuwe systeem is veel beter in staat maatwerk te leveren."

WZN stapte volgens Sander een paar jaar geleden over omdat de looptijd van haar oude ERP-systeem op haar eind liep: "WocasX was voorbij en er moest worden gezocht naar een opvolger. Toen de keuze was gevallen op Key2Wocas van Centric in combinatie met Key2Brief, kwamen wij tot de conclusie dat de archivering van brieven niet voldeed aan onze wensen. Dat leidde tot het besluit om DISKIS van cegeka-dsa als digitaal archief te behouden, en hun XML-koppeling zo in te richten om dit mogelijk te maken."

Meer beschikbare opties
Volgens de teamleider DIV bij WZN biedt het nieuwe systeem meer mogelijkheden voor eindgebruikers om op maat te corresponderen: "Alle brieven die wij vanuit Key2Brief versturen, worden via de koppeling opgeslagen in het archiefsysteem. Wanneer je vervolgens een opdracht wilt verwerken, worden alle datavelden automatisch ingevuld met metadata. Denk hierbij aan persoons-, contract-, zaak- en contactgegevens, briefdatum en de auteur."

"Het verschil tussen nu en het oude systeem is dat wij voorheen gebruikmaakten van WocasX en de spooler van DISKIS. Dit werkte op zich prima, maar miste de uitgebreide functionaliteit van Key2Wocas en Key2Brief. Het is nu bijvoorbeeld veel eenvoudiger om briefsjablonen toe te voegen. Ook zijn er voor de eindgebruikers veel meer mogelijkheden om zelf briefteksten aan te passen, of de keuze te maken tussen e-mail en post."

"Het is dus mooi dat wij DISKIS, een best of breed documentmanagementsysteem binnen de woningcorporatiesector, met de XML-koppeling kunnen koppelen aan Key2Wocas," aldus Sander.

Hulp bij implementatie
Bij de installatie van de nieuwe koppeling is WZN bijgestaan door Centric en cegeka-dsa: "Centric heeft de brievenportefeuille gebouwd, de database van alle briefsjablonen. Na de implementatie worden nieuwe brieven en complexe aanpassingen aan bestaande brieven door specialisten van Centric uitgevoerd op basis van losse opdrachten. Foutmeldingen en RFC’s worden vervolgens opgepakt door de helpdesk van Centric."

Soepele overgang
De doelgroep van de woningcorporatie merkt volgens Sander weinig van de overstap naar de nieuwe koppeling: "Het is juist de bedoeling geweest dat de overgang voor hen zo soepel mogelijk zou zijn. Denk hierbij aan de verschillende briefsjablonen die worden gebruikt. Deze zijn nu allemaal aangepast aan taalniveau twee, waarmee ambtelijk taalgebruik uit de brieven wordt gehaald en de tekst directer is. Door gebruik te maken van één basisinrichting voor alle klantbrieven, is het mogelijk om uniformiteit te creëren terwijl de flexibiliteit qua inhoud onveranderd blijft."

"Het Landelijk Huurders Platform had ons gevraagd om de brieven minder formeel en op die manier begrijpelijker te maken. Op deze manier zijn wij met de overstap zeker geslaagd."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia

› Terug naar vorige pagina