Efficiënter en beter documenten beheren
Met een groeiende hoeveelheid documenten en een verouderd intranet stond ProWonen voor de vernieuwing en verdere professionalisering van de interne informatievoorziening. SharePoint 2010 is voor ProWonen hét organisatiemiddel dat efficiënter werken en het delen van informatie en documenten mogelijk maakt.
Waarom ging ProWonen met SharePoint 2010 werken?
“Intranet was aan vervanging toe en het beheer van onze documenten wilden we verder professionaliseren,” zegt Rob Spit, Communicatieadviseur bij ProWonen. “We hebben daarom gekozen voor een integratie tussen intranet en onze g-schijf, waarop wij voortaan onze documenten opslaan. SharePoint biedt ons die mogelijkheid. De implementatie en de invoering is een gezamenlijk project van onder andere Communicatie en ICT. Deze samenwerking is belangrijk, want ik verwacht in de toekomst een nog grotere toename van digitale communicatie, intern en extern.”
Hoe wordt SharePoint ingevoerd?
Met de basis die nu draait, verloopt de berichtenuitwisseling veel beter. De grote klus, het opschonen van de documenten en deze invoeren in SharePoint, vond plaats vanaf mei.
Spit: “Medewerkers gaan zelf hun documenten overzetten en daarvoor is eerst draagvlak van alle leidinggevenden nodig. We leggen heel goed uit, waarom we overstappen op dit pakket. Ons principe is dat alle documenten in teammappen komen en ook zichtbaar zijn voor iedereen. Duidelijk moet zijn wat de inhoud is, wie het gemaakt heeft en welke versie het betreft. We hebben geen geheimen, maar echt gevoelige gegevens schermen we natuurlijk op de juiste wijze af. We beginnen binnenkort met de vastgoedprojecten die allemaal een eigen website krijgen binnen SharePoint, inzichtelijk voor ieder team binnen de organisatie. Daarnaast hebben we andere onderwerpen en thema’s in SharePoint ingebracht, zoals ons ondernemingsplan, het jaarverslag, de begroting e.d.”
Wat is de toegevoegde waarde van SharePoint?
Belangrijk is het tijdsaspect, vindt Spit. “Medewerkers werken efficiënter, kunnen makkelijker sjablonen openen, komen altijd langs relevante formele en informele berichten. Documenten zijn makkelijk te vinden en we kunnen al onze informatie met een druk op de knop met elkaar delen. Ik verwacht dat de hoeveelheid e-mail zal verminderen, omdat informatie via SharePoint voorhanden is. Bijvoorbeeld via de zogenaamde stamgegevens die op de voorpagina van elke SharePoint-site staan. Er is tevens een smoelenboek, er zijn agenda’s, medewerkers kunnen vergaderruimtes reserveren, er is een beeldbank met allerlei soorten foto’s, projectgroepen stellen zich voor, nieuwsberichten en mededelingen staan centraal etc. Door SharePoint krijgen onze medewerkers een beter zicht op de organisatie als geheel. In de toekomst ontsluiten we SharePoint op iPads. Ook onze raad van commissarissen heeft een eigen SharePoint-site.”
Wat is de toegevoegde waarde van QS solutions?
“QS solutions heeft ons goed begeleid. Zij hebben alle kennis van SharePoint in huis, weten hoe zij het pakket voor onze branche moeten inrichten. De samenwerking gaat goed en we hebben regelmatig contact. Dat was in het begin zeker nodig; we zijn nu na een jaar heel tevreden en hebben veel vertrouwen in QS solutions en in het product.”
QS solutions is gespecialiseerd in het implementeren van SharePoint bij woningcorporaties. QS solutions werkt o.a. voor Stek Wonen, Sité Woondiensten, De Key, Delta Wonen, Hestia Groep, Wonion, Woonzorg, Woonbron en Portaal.
QS solutions | Modemweg 37 – 3821 BS Amersfoort | 033-45.45.430 | www.qssolutions.nl
