Het afgelopen jaar heeft Parteon Tobias AX geïmplementeerd. ‘’Zes jaar terug hebben we de keuze gemaakt om ons toenmalige ERP-pakket Navision van DSA-Vision te vervangen door Tobias, in combinatie met de AX-onderdelen Financiën en Projecten’’, legt Aletta uit. ‘’In ons achterhoofd hadden we toen al de ambitie om door te groeien naar volledig Tobias AX, maar zover was Aareon destijds nog niet”.
Geen issues
Ze vervolgt: ‘’We zijn op maandag 22 september live gegaan. De vrijdag ervoor hebben we de conversie gedraaid en de zaterdag samen met superusers, functioneel beheerders en consultants van Aareon de laatste testen uitgevoerd. Donderdag 25 september kon ik rustig de stand van Aareon op CorporatiePlein in Expo Houten bezoeken; er waren bijna geen issues! We hadden eerlijk gezegd best zoiets van: Wanneer komen de vragen? Die bleven uit. De antistress-huisjes konden eigenlijk zo weer terug de verpakking in’’.
Doorgroeimogelijkheden
Parteon heeft Tobias AX in negen maanden tijd geïmplementeerd. ‘’Nu bedrijfsbreed gebruik wordt gemaakt van één systeem, verlopen alle belangrijke klantprocessen veel gemakkelijker. Onze klantmedewerkers maken gebruik van het Relatie-informatie-systeem (RIS) van Tobias AX en beschikken daarmee over een klantkaart met alle mogelijke informatie overzichtelijk gepresenteerd. AX biedt ons veel doorgroeimogelijkheden’’, zegt Aletta. Ze vertelt verder: ‘’Alle belangrijke klantprocessen worden sinds de livegang met Tobias AX ondersteund, aangevuld met functionaliteit van andere applicaties, zoals ShareWorX. De gewenning aan Tobias AX is zeer voorspoedig gegaan, met dank aan de superusers en functioneel beheer. Werkinstructies, correspondentie, rapportages; alles stond al voor de eindgebruikers klaar.
Interne projectorganisatie
Tips voor een goede implementatie heeft Aletta tot slot ook. ‘’Zorg voor een goede intern ingerichte projectorganisatie. Zorg voor vervanging van het ‘gewone’ werk op de afdeling en laat eigen mensen in het project participeren. Luister als management goed naar de projectgroepleden wat ze in het project tegenkomen en definieer een duidelijke rol voor de stuurgroep. Neem een communicatieplan op in je projectstructuur, vier je successen en geef complimenten. Zorg voor een goede samenwerking met je leverancier en ga direct met elkaar in gesprek. Zie erop toe dat je leverancier de juiste mensen op de juiste plek heeft; houd de afstand tussen de projectleider en teamleden letterlijk zo klein mogelijk.
Goed team
Aletta vertelt verder: ‘’Denk ook goed na over de interne projectleider. Is dat een eigen medewerker of huur je iemand in van buiten? Wij hebben Hans Smit van HC&H Consultants ingehuurd. Het voordeel is dat ik Hans al ruim tien jaar ken. Al klinkt het vreemd om zoiets over jezelf te zeggen, maar Hans en ik vormden echt een goed team. We konden goed anticiperen op onverwachte ontwikkelingen en snel schakelen. Tobias AX is goed geland’’.
