Uniforme selectielijst voor woningcorporaties beschikbaar

Gepubliceerd op: 21 Juli 2016

Maatschappelijke en technische ontwikkelen stellen steeds meer eisen aan de informatiehuishouding. Digitalisering en de opkomst van sociale media zorgen voor een explosieve groei in (digitale) informatie. Beheer van deze informatie wordt steeds belangrijker. Daarnaast wordt wetgeving omtrent de privacy en Wet Bescherming Persoonsgegevens steeds strenger: organisaties worden verplicht bepaalde gegevens te vernietigen op straffe van forse geldboetes.

Woningcorporaties worden daarmee verplicht gegevens van hun klanten goed te beschermen en op tijd te vernietigen. Een selectielijst is van groot belang voor woningcorporaties om hun informatie op de juiste manier en tijdig te vernietigen.
Tijdige vernietiging van informatie beperkt ook de hoeveelheid informatie die een organisatie kan gebruiken. Door goed in kaart te hebben welke informatie bewaard dan wel vernietigd kan worden kan tot wel 90% van uw documenten vernietigd worden nadat de werkprocessen zijn afgehandeld. Door het toepassen van een selectielijst wordt het dus eenvoudig om te besparen op de beheerskosten van informatie. Zo houdt een organisatie alleen die informatie over die nodig is om, indien nodig, verantwoording af te leggen over het handelen van de organisatie.

Voor en door woningcorporaties
Tot begin dit jaar bestond er geen uniforme selectielijst voor de archieven van woningcorporaties. VHIC is vorig jaar, samen met een aantal woningcorporaties, van start gegaan om zo’n uniforme selectielijst te vervaardigen. De taken van woningcorporaties zijn immers gelijk en resulteren in vergelijkbare werkprocessen. Ook geldt voor alle woningcorporaties dezelfde wet- en regelgeving. Bovendien levert een gezamenlijke aanpak een breed draagvlak op voor de selectielijst en worden de kosten voor de ontwikkeling gedeeld.

Beoordeling door het Nationaal Archief
VHIC heeft het Nationaal Archief (NA) gevraagd om de ontwerp-selectielijst voor woningcorporaties 2016 te bekijken en te beoordelen. Omdat de woningcorporaties niet onder de Archiefwet 1995 vallen, onthoudt het NA zich van een formeel oordeel over deze lijst zoals wel het geval is bij selectielijsten die in het kader van de Archiefwet tot stand komen, maar het NA heeft wel een aantal opmerkingen geplaatst. Met het verwerken van deze opmerkingen is de uniforme selectielijst voor woningcorporaties nu een feit. Het resultaat: een flexibele procesgerichte selectielijst waardoor een nieuwe aanpak van het selecteren van informatie mogelijk wordt. Waar mogelijk, wordt direct bij ontvangst en de vorming van een dossier bepaald hoe lang de informatie bewaard moet worden.

Wilt u ook in het bezit komen van de uniforme selectielijst voor woningcorporaties?
Meldt u dan nu aan via www.vhic.nl/selectielijstWoCo. Aanschaf van de lijst kost eenmalig € 2.500,- (excl. BTW). Voor dit bedrag ontvangt u de definitieve versie van de selectielijst, de bijbehorende stukkenlijst (voor eenvoudige implementatie in uw organisatie) en wordt de selectielijst de komende vijf jaar op basis van bijv. wijzigingen in wet- en regelgeving actueel gehouden. Met andere woorden; voor de prijs van drie dagen consultancy heeft u een uniforme selectielijst, waarvan de actualiteit voor vijf jaar wordt gegarandeerd!

Voor meer informatie over dit project kunt u contact opnemen met VHIC via (070) 319 41 84 of info@vhic.nl

› Terug naar vorige pagina