Vastgoed beter in beeld met de vastgoedmodule van Centric

Gepubliceerd op: 19 November 2015

De introductie van vastgoedsturing bij De Key leidde tot het besef dat de registratie van vastgoed anders moest worden aangepakt. Samen met Centric introduceerde de Amsterdamse corporatie daarom de vastgoedmodule die het vastgoed en daarmee hun vermogen nauwkeurig in kaart brengt. Van verhuurder naar vastgoedbeheerder: een gesprek met Rob de Haas, teammanager Informatievoorziening bij De Key.

Waarom is vastgoedsturing zo belangrijk voor woningcorporaties?
“Alle corporaties die net als De Key al heel lang bestaan, deden eigenlijk niet aan vastgoedregistratie. We registreerden simpelweg de objecten waar we mogelijk een contract op kunnen afsluiten: de verhuurbare eenheid. En alle software – of die nu van Centric is of niet – is daar ook op ingericht. Dat was nooit eerder een probleem, want daar bestonden we ook voor: het afsluiten van contracten voor verhuurbare eenheden. Afhankelijk van de complexiteit van het bezit van de corporatie komt het vastgoed voor een deel wel overeen met de verhuurbare eenheid, maar er zijn wel degelijk verschillen. De introductie van vastgoedsturing en waardesturing hebben een nieuwe focus gebracht. Als je wilt sturen op vastgoed, dan moet je je vastgoed en de kenmerken van je vastgoed goed in beeld hebben. Die gegevens waren erg moeilijk boven tafel te krijgen, want in een stad als Amsterdam is lang niet elke verhuurbare eenheid ook een vastgoedeenheid.”

Leg eens uit...
“Een studentenkamer die door twee studenten wordt gedeeld, bestaat uit twee verhuurbare eenheden, maar is één fysieke eenheid. Bij een eengezinswoning is een verhuurbare eenheid gelijk aan de fysieke eenheid, het vastgoed. Maar verhuurbare eenheden in de zin van kamers, bedden, parkeerplekken, advertentieplaatsen en dergelijke, zijn allemaal geen vastgoed. Vastgoed is een stuk grond of een pand op die grond. En het onderscheid in die registratie hadden we dus niet.”

Hoe hebben jullie dat opgelost?
“Een jaar of twee geleden hebben we bij de directie van Centric onze wens neergelegd om backofficesysteem Key2Wocas uit te breiden met een stuk vastgoedregistratie. Daarop heeft Centric een team geformeerd met de zes grootste gebruikers van Key2Wocas die de functionaliteit van zo’n vastgoedregistratie onder de loep hebben genomen. Nog geen vier maanden later was de eerste versie van de vastgoedmodule een feit. Aan de vastgoedregistratie kunnen we nu bepaalde bouwkundige, geografische, strategische en financiële kenmerken koppelen, zodat bijvoorbeeld de strategische mensen van een corporatie op basis van het vastgoed hun strategie kunnen bepalen: wat gaan wij over twintig jaar met dit vastgoedobject doen?”

Kun je de gegevens uit de vastgoedmodule één op één naast die van de toezichthouder, de overheid leggen? Oftewel: begrijpen de systemen elkaar?
“Ook de overheid zag gelukkig het probleem wel in en heeft de basisadministratie uitgebreid met de BAG: Basisregistraties Adressen en Gebouwen. Op die manier krijgt elk stuk vastgoed in Nederland een correcte, eenduidige registratie. En aan die registratie kunnen wij dan weer onze verhuurbare eenheden koppelen.”

Wat is het grootste voordeel voor De Key van deze vastgoedregistratie?
“Laat ik dat duidelijk maken aan de hand van een voorbeeld. De Key heeft recent een nieuwe koers vastgesteld en gaat zich richten op woonstarters: mensen die hun eerste stappen zetten op de woningmarkt. We willen deze mensen woningen laten delen. Misschien willen we wel zelfstandige eenheden omzetten naar onzelfstandige eenheden. Aan het vastgoed verandert er dan niets. Een woning blijft een woning. Maar het worden dan wel twee verhuurbare eenheden. En als we de woning later weer aan één persoon of een gezin willen verhuren, dan wordt het weer één verhuurbare eenheid. Hetzelfde geldt voor bedrijfsonroerend goed, waarbij bedrijfsruimtes soms worden samengevoegd. We halen de tussenmuren eruit en koppelen de ruimte aan één perceel in de administratie, want de huurder huurt immers dat hele perceel. Maar: voor de overheid is er niets veranderd. Die heeft nog steeds twee aparte percelen in de boeken staan met elk een eigen WOZ-waarde en eigen vierkante meters. De corporatie kan de WOZ-waardes die ze binnenkrijgt, dus niet relateren aan de registratie in het systeem. Nu met de vastgoedmodule kan dat dus wel. Want die twee percelen zijn en blijven afzonderlijk geregistreerd staan als vastgoed. Dat je er vervolgens één contract aan hangt, staat daar los van en is een zaak van de exploitatiekant. En dat is dus meteen het grote voordeel: je hebt als corporatie heel zuiver te pakken waar het over gaat en de kwaliteit van je data gaat omhoog.”

En is daarmee de cirkel rond? Of heeft De Key nog vervolgplannen op vastgoedgebied?
“Wat betreft vastgoedregistratie zijn we – los van een enkele uitbreiding – wel volledig nu. Maar er gebeurt meer op het gebied van vastgoed. Zo zijn we met Centric bezig om een VVE-registratie op het vastgoed te krijgen. Daarmee wordt het mogelijk om een VVE te registreren met álle eigenaren in die VVE, dus ook met wie een corporatie op zich geen binding heeft. Zodra deze VVE-module er is, gaan we in 2016 ook starten met een kadastrale module met een koppeling naar het vastgoed zodat we ook grondposities kunnen gaan registreren. Die houden we nu bij in Excel omdat we ze niet kwijt kunnen in ons primaire systeem. Dat zou het hele plaatje rondom ons vastgoed compleet maken.”

Over Centric
Centric biedt een breed pallet Software Solutions, IT Outsourcing, Business Process Outsourcing en Staffing Services. Onze enthousiaste professionals, innovatieve IT-oplossingen en ondersteuning helpen onze opdrachtgevers zich volledig op hun kerntaken te richten. Centric koppelt diepgaande IT-kennis aan concrete branche-ervaring en onderscheidt zich van traditionele IT-dienstverleners door de grote mate van commitment en opdrachtgeversbetrokkenheid. Bij Centric werken ruim 5.000 mensen. De organisatie boekte in 2014 een omzet van 494 miljoen euro.

› Terug naar vorige pagina