Opmars van informatiemanagement en zaakgericht werken binnen woningcorporaties

Gepubliceerd op: 18 November 2016

Woningcorporaties voeren dagelijkse talloze taken en processen uit. Door deze taken en processen vast te leggen in een Documentair Structuur Plan (of DSP) krijgen organisaties zicht op welke werkprocessen een organisatie uitvoert en welke informatie hierbij wordt aangemaakt. Op deze wijze wordt de informatiehuishouding gestructureerd, inzichtelijk gemaakt en op orde gehouden.

Helder wordt welke informatie moet worden bewaard, met welke middelen, voor hoe lang en wie de verantwoordelijkheid voor het beheer draagt. In Nederland is het DSP sinds 2002 een wettelijk begrip binnen het archief- en informatiebeheer bij overheidsorganisaties. In toenemende mate passen woningcorporaties dit concept nu ook toe en wordt het informatiemanagement geprofessionaliseerd en zaakgericht werken ingevoerd. Zaakgericht werken heeft ten doel de efficiency, productiviteit en kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren.

Woningcorporaties voeren daarbij onderling vaak dezelfde taken en processen uit. Om die reden is één algemeen toepasbaar Model-DSP voor Woningcorporaties ontwikkeld. Dit levert uniformiteit en een grote kostenbesparing op voor corporaties die hier gebruik van maken. Elke corporatie beschikt direct over de belangrijkste werkprocessen en kan met de beheertool eenvoudig werkprocessen aan de lokale situatie aanpassen of toevoegen wanneer gewenst. Per proces wordt omschreven welke stappen het proces kent en welke controles gedaan moeten worden. Ook zijn alle documenten en bewaartermijnen binnen het proces gedefinieerd. Tot slot bevat het Model-DSP links naar relevante wet- en regelgeving, die altijd up-to-date zijn door een centrale en proactieve redactie.

Zo kan elke woningcorporatie met beperkte middelen eenvoudig het DMS en/of Zaaksysteem inrichten met procesinformatie en metadata. Hiermee voldoet elke corporatie bovendien aan de eisen van een goed onderhouden en ordelijk digitaal archief.

Inmiddels maken daarom al meer dan 350 gemeenten, woningcorporaties, nutsbedrijven en onderwijsinstellingen gebruik van een Model-DSP.

Mocht u gebruiken willen maken van het Model-DSP voor Woningcorporaties neem dan contact op met Sdu via 070 378 98 80 of kijk op sduconnect.nl/DSP-woningbouw voor meer informatie.

› Terug naar vorige pagina